Jak řešit telefony pro ordinaci

Automatizací k úspoře času a sil

Nejen v pandemické době toho měli lékaři i sestry nad hlavu. Pandemie navíc akcelerovala potřebu komunikace na dálku, tedy například po telefonu a tento trend už ve zdravotnictví zůstal. Neustále zvonící telefony jsou časté, jakožto i přetížení zdravotníci a pacienti, kteří se nedovolají. A přitom třeba potřebují jen svůj pravidelý recept... 

Chytrá telefonní ústředna dokáže výborně pomoci: Pomůže vám pacienty automatizovaně informovat, roztřídit, nebo dokocen vyřídit některé úkony. Typicky, pacient je instruován namluvenou hláškou, zanechá vám vzkaz a ten si vyřidíte až vám se to bude hodit. Nebo vám dokonce může vzkaz přijít e-mailem. Recepty tak vyřešíte během půl hodiny naráz a tato skupina vám nebude blokovat linku ani čas chaoticky v průběhu dne. 

Můžete mít obavu z náročné technologie. My vám však pomůžeme – vše nastavíme za vás, když to budete potřebovat. Ale mnoho lékařů či sester, našich zákazníků, zvládá obsluhu ústředny samo. 

Zde se můžete podívat rovnou na naše řešení telefonního systému pro zdravotnictví.

Běžná malá ordinace

Takové pracoviště většinou sestává z jedné sestry a jednoho lékaře. Dále probíhá situace následovně:

Pacient se dovolá sestře, pokud je pracovní doba, telefon vyzvání. Sestra vyzvedne hovor a vyhodnotí, zda je potřeba předat lékaři, pokud ano, hovor přepojí.

Přepojení je buď s konzultací – tedy se zeptá lékaře, zda má čas řešit hovor, popřípadě zkonzultuje svůj postup s lékařem. Pacient čeká na telefonu. Pokud sestra ukončí hovor, pacient hovoří s lékařem. Pokud lékař při konzultaci hovor ukončí, pacient hovoří opět se sestrou a ta vyřeší jeho problém.

Mimo pracovní dobu se dá nastavit několik variant – nejčastěji se jen přehraje hláska s informacemi o pracovní době nebo možnosti objednat se předem například online. Dále zde může být hlasová schránka, přesměrování hovoru na mobil v případě pohotovosti anebo ukončení hovoru.

V době epidemie a přetížení personálu telefonickými hovory můžete využít možnosti sdělit volajícím podstatné informace, když čekají na vyzvednutí hovoru a tím i částečně jejich potřebu hovořit s vámi utlumit. Obzvláště tehdy, když není možné se jim věnovat vůbec – dozví se tak alespoň nějaké informace, i když personál je přetížen. Cena takové služby je zhruba pod 300 Kč za měsíc.

Zdravotní kliniky

U malých soukromých klinik, které jsou tvořeny vícero soukromými lékaři, je model obdobný – tedy spojovatelka, lékaři a funkcionalita uvedená u předešlého příkladu.

Dále může být užitečná varianta s IVR (automatickým hlasovým rozcestníkem). Zde si pacient volí specialistu: Například pro ortopedickou ambulanci zvolte 1, pro gynekologii 2 atd... Tam již opět nastupuje sestra daného specialisty a přepojuje, viz model ordinace. Hovor nicméně může jít i přímo na lékaře, podle toho, zda má sestru nebo ne.

Jednotlivá pracoviště mohou mezi sebou interně zdarma telefonovat pomocí tzv. klapek, tedy například 3místných čísel. Spojovatelka (recepční) může mít přehled o tom, zda je linka daného pracoviště obsazena, či nikoli (BLF), nebo management může vyhodnocovat reporty vytížení linek (počty a délka hovorů atp.). Užitečných funkcí je zde mnohem více.

V době většího vytížení (epidemie a podobně) může telefonní systém s virtuální ústřednou výrazně pomoci situaci zvládnout. V tuto dobu roste počet hovorů pacientů, a při velkém vytížení jim lze sdělovat informace automatizovaně, nebo je lze informovat o tom, že s hovorem čekají ve frontě a jak dlouho případně budou čekat.

Cena závisí na variantách a počtu účastníků. Zhruba od 400 Kč měsíčně.

Vyzkoušejte si chytrý telefonní systém pro ordinace sami hned, zavolejte na náš automat: 
530 33 88 22